eRechnungspflicht 2025: So bereiten Sie Ihren Großhandel vor
Die eRechnungspflicht in Deutschland ist da. Erfahren Sie alles über ZUGFeRD- und XRechnungs-Formate und was Lebensmittelgroßhändler tun müssen.
Ab Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Bis 2027 müssen die meisten Unternehmen diese auch versenden. Für Lebensmittelgroßhändler, die monatlich Hunderte von Rechnungen bearbeiten, ist die Vorbereitung entscheidend.
Es gibt zwei Haupt-Formate für die eRechnung in Deutschland: XRechnung (XML-basiert, für den öffentlichen Sektor vorgeschrieben) und ZUGFeRD (hybride PDF mit eingebettetem XML, weit verbreitet im B2B-Bereich). ZUGFeRD ist besonders bei Lebensmitteldistributoren beliebt, da es wie eine normale PDF aussieht, aber maschinenlesbare Daten enthält.
Für Lebensmittelgroßhändler bedeutet die Umstellung auf eRechnungen ein Umdenken bei der Erstellung, dem Versand und der Archivierung von Rechnungen. Manuelle PDF-Erstellung reicht nicht mehr aus — Ihr Rechnungssystem muss strukturierte Daten erzeugen, die von den Buchhaltungssystemen Ihrer Kunden automatisch verarbeitet werden können.
Die praktischen Vorbereitungsschritte umfassen: Sicherstellen, dass Ihre Software ZUGFeRD- oder XRechnungs-Ausgabe unterstützt, Einrichten korrekter Rechnungsnummernfolgen, korrekte Konfiguration der Steuersätze (regulär 19% und ermäßigt 7% für Lebensmittel) sowie die Etablierung eines konformen Archivierungsprozesses.
LuniOps unterstützt eRechnungen nativ. Rechnungen werden mit ZUGFeRD-konformer Struktur generiert, Steuersätze sind pro Produktkategorie konfiguriert (mit automatischen Ermäßigungen für Lebensmittel), und alle Rechnungen werden GoBD-konform archiviert. Das System bewältigt auch die Komplexität der Multi-Region-Rechnungsstellung — so können Unternehmen, die in Deutschland und der Türkei tätig sind, sowohl MwSt als auch KDV von einer Plattform aus verwalten.
Die eRechnungspflicht ist nicht nur eine Compliance-Belastung — sie ist eine Chance, Ihren gesamten Rechnungsworkflow zu digitalisieren und zu optimieren. Unternehmen, die früh umsteigen, gewinnen Effizienzvorteile gegenüber Wettbewerbern, die noch auf manuelle Prozesse setzen.